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怎樣用word批量打印獎狀

時間:2022-06-01 19:20瀏覽次數:153

快到年底了,單位或是學校又到了評獎評優的時候,需要頒發很多獎狀、證書。獎狀的模板是固定的,變得只是幾項內容,如果人數較多,工作量很大。其實,這完全可以通過word的郵件功能來進行批量打印,只要設置一下,後面就是打印機的工作啦。

怎樣用word批量打印獎狀

工具/原料

電腦打印機word文件 excel表格

方法/步驟

首先要準備好word格式的獲獎證書模板,和excel表格形式的名單。注意excel中的名單要處理成如圖所示,刪掉其他不需要的格式,首行不能空白

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在word界面,選擇工具欄中的“郵件”→“開始郵件合併”→“郵件合併分佈嚮導”

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在word界面的右側,出現一個窗口如圖所示,選擇“信函”→“下一步:開始文檔”;選擇“使用當前文檔”→“下一步:選擇收件人”;選擇“使用現有列表”→“瀏覽”

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找到excel格式的獲獎名單,打開;選擇名單所在爲“sheet1”→勾選“數據首行包含列標題”→“確定”

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勾選需要打印的項→“確定”→點擊“下一步:撰寫信函”

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把光標定位在需要插入文字的地方(注意插入文字處不要留空格),點擊右側“其他項目”→選擇此處要插入的內容如“姓名”→“插入”。可以看到word中出現了“《姓名》”→點擊“關閉”

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光標繼續定位在下一個需要插入文字的地方,點擊“其他項目”→選擇需要插入的內容如“獲獎等級”→點擊“插入”。同樣word中出現了“《獲獎等級》”。點擊關閉。如果還有需要插入的文字,重複上述操作,如果全部插入完畢,點擊“下一步:預覽信函”

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word變成具體名字和具體等級,如果要查看下一條,可以點擊右側“>>”繼續預覽,調整不合適的地方,直至符合要求。點擊“下一步:完成合並”。

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點擊右側窗口的“打印”或者點擊word上方工具欄中“完成併合並”→“打印文檔”

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選擇打印範圍,如果全部打印,選擇“全部”;如果分批次打印,請選擇“從…到…”→“確定”

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進入打印界面,設置後選擇“確定”即可打印

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